Na co zwrócić uwagę, wybierając usługi sprzątania do firmy?

Wybierając usługi sprzątania do firmy, w pierwszej kolejności zwróć uwagę na: zakres i elastyczność oferty, doświadczenie i referencje, kwalifikacje personelu, używany sprzęt i środki czystości, certyfikaty i ubezpieczenia, opinie, przejrzystość cen, harmonogram i terminowość, elastyczność współpracy oraz jakość obsługi klienta. Te elementy bezpośrednio wpływają na higienę biura, bezpieczeństwo mienia i koszty w długim terminie.

Przeczytaj również: Jakie są najważniejsze kryteria wyboru regałów wspornikowych metalowych?

Zakres usług i dopasowanie do potrzeb firmy

Przeanalizuj, czy wykonawca oferuje pełen wachlarz prac: od bieżącego utrzymania czystości w biurach i częściach wspólnych, przez sprzątanie specjalistyczne (np. sprzątanie po remoncie, doczyszczanie podłóg maszynowo, polimeryzacja posadzek), po usługi sezonowe, takie jak odśnieżanie czy pielęgnacja zieleni. Kompleksowość ułatwia zarządzanie i zmniejsza liczbę podwykonawców.

Przeczytaj również: Jak przebiega realizacja domu z firmą budowlaną – istotne informacje i porady

Zapytaj o możliwość rozszerzania lub zawężania zakresu w trakcie współpracy. Dobra elastyczność usług oznacza, że firma potrafi szybko zareagować na nagłe potrzeby – np. dodatkowe mycie elewacji czy gruntowne czyszczenie kostki brukowej po intensywnym sezonie.

Doświadczenie, referencje i wiarygodność wykonawcy

Sprawdź staż na rynku, branże obsługiwanych klientów i skale projektów. Długość działania sama w sobie nie wystarczy – liczą się referencje i konkretne przykłady realizacji, najlepiej z firm o podobnym profilu do Twojej. Poproś o dane kontaktowe do 1–2 klientów, aby zweryfikować jakość i terminowość prac.

Jeśli działasz lokalnie, wybierz wykonawcę z Twojego regionu. Szybszy dojazd oznacza realną gotowość do interwencji i niższe koszty logistyczne. Przykładem jest doświadczona firma sprzątająca w Łodzi, która łączy obsługę bieżącą z usługami specjalistycznymi.

Kadra sprzątająca: kwalifikacje i bezpieczeństwo

Jakość usług zależy od ludzi. Zapytaj o system rekrutacji, szkolenia z technologii sprzątania, BHP oraz procedury weryfikacji uczciwości. Istotne są listy kontrolne prac, nadzór brygadzisty oraz jasne standardy higieniczne (np. rozdzielenie narzędzi do sanitariatów i powierzchni wspólnych, praca „od czystego do brudnego”).

Ustal zasady dostępu personelu do pomieszczeń wymagających uprawnień, protokoły kluczy i ewidencję wejść. Transparentne procedury minimalizują ryzyko i ułatwiają współpracę z działem administracji.

Sprzęt i środki czystości: standardy, ekologia, efektywność

Zapytaj, jakiego sprzętu używa wykonawca: nowoczesne automaty szorująco-zbierające, odkurzacze z filtracją HEPA, myjki ciśnieniowe do mycia elewacji. Profesjonalne urządzenia skracają czas pracy i poprawiają rezultat, co wpływa na realny koszt usługi.

Istotne są również profesjonalne środki czystości – z kartami charakterystyki, oznaczeniami bezpieczeństwa oraz możliwością doboru rozwiązań ekologicznych, gdy wymaga tego polityka ESG. Ustal, czy w cenie znajdują się materiały eksploatacyjne (worki, papiery, dozowniki) oraz kto odpowiada za ich uzupełnianie.

Certyfikaty, ubezpieczenie i zgodność z przepisami

Zweryfikuj, czy firma posiada ubezpieczenie OC na odpowiednią sumę gwarancyjną – to podstawa ochrony mienia. Dodatkowym atutem są certyfikaty jakości (np. ISO 9001), środowiskowe (np. ISO 14001) i BHP (np. ISO 45001). Przeglądy sprzętu, szkolenia i dokumentacja procesów świadczą o dojrzałości organizacyjnej.

Dopytaj o zgodność z RODO przy sprzątaniu obszarów z danymi wrażliwymi oraz o procedury utylizacji odpadów (w tym segregację i przekazywanie odpadów niebezpiecznych zgodnie z przepisami).

Transparentna cena i przejrzysta umowa

Poproś o kalkulację opartą na metrażu, częstotliwości, typie powierzchni oraz rodzaju zadań (np. pranie dywanów i wykładzin, polimeryzacja posadzek). Unikaj wycen „ryczałtowych bez szczegółów”, bo często generują dopłaty. Cennik powinien jasno rozdzielać usługi stałe i dodatkowe, a także określać SLA – czasy reakcji na zgłoszenia.

W umowie doprecyzuj: zakres i standardy sprzątania, harmonogram, odpowiedzialność za materiały, zasady zgłaszania usterek, kary umowne za opóźnienia oraz tryb reklamacji. Jasne zapisy minimalizują spory i przyspieszają egzekwowanie jakości.

Harmonogram, terminowość i kontrola jakości

Harmonogram powinien nie kolidować z pracą biura: sprzątanie poza szczytem, strefowanie pięter, ciche urządzenia w godzinach pracy. Ustal okna czasowe i częstotliwość zadań – od codziennego utrzymania po miesięczne i kwartalne przeglądy.

Ważne są mechanizmy kontroli jakości: checklisty, audyty okresowe, raporty zdjęciowe, KPI (np. czas reakcji, liczba reklamacji). Dobrą praktyką jest jedna osoba kontaktowa po stronie wykonawcy i szybkie kanały zgłoszeń.

Elastyczność współpracy i komunikacja

Zapytaj, jak szybko firma potrafi zorganizować dodatkową brygadę, czy ma dyspozycyjność w weekendy i po godzinach oraz czy umożliwia krótkoterminowe zwiększenie zakresu – np. sprzątanie po remoncie w krótkim terminie. To test realnej elastyczności, nie tylko deklaracji marketingowych.

Liczy się także jakość obsługi: dedykowany opiekun, jasne SLA komunikacyjne, potwierdzenia zleceń i podsumowania miesięczne. Przejrzysta komunikacja ogranicza przestoje i zapewnia stały poziom usług.

Opinie, rekomendacje i dowody społeczne

Zweryfikuj opinie w niezależnych źródłach i poproś o case studies. Nie szukaj wyłącznie ocen „na 5” – zwróć uwagę, jak firma rozwiązuje problemy i jak szybko reaguje na reklamacje. To lepszy prognostyk niż same pochwały.

Jeśli to możliwe, umów wizję lokalną i próbny serwis. Krótkie zlecenie testowe pokaże rzeczywistą jakość, kulturę pracy zespołu i zdolność do współpracy z administracją budynku.

Praktyczne kroki wyboru wykonawcy

• Przygotuj listę wymagań: powierzchnie, częstotliwości, zadania specjalistyczne.
• Poproś 2–3 firmy o wycenę na podstawie wizji lokalnej i checklisty.
• Porównaj nie tylko cenę, ale też zakres, SLA, warunki umowy i ubezpieczenie.
• Zweryfikuj referencje telefonicznie; zapytaj o terminowość i reakcję na zgłoszenia.
• Przeprowadź testowe zlecenie i dopiero potem podpisz umowę długoterminową.

Na co nie warto się godzić, nawet przy atrakcyjnej cenie

• Brak OC lub niska suma gwarancyjna przy pracy z drogim wyposażeniem.
• Niejednoznaczny zakres i brak standardów jakości – pole do sporów i dopłat.
• Przestarzały sprzęt i brak środków o udokumentowanym składzie i bezpieczeństwie.
• Brak procedur RODO i kontroli dostępu w obiektach z danymi wrażliwymi.
• Brak opiekuna i jasno określonych czasów reakcji na zgłoszenia.

Wartość ponad cenę: jak oceniać opłacalność

Najtańsza oferta rzadko bywa najkorzystniejsza. Uwzględnij całkowity koszt posiadania: czas administracji, ryzyko awarii i reklamacji, wpływ na komfort pracy zespołu i wizerunek firmy. Stabilny partner z doświadczeniem, wyszkoloną kadrą i odpowiednim zapleczem technicznym zazwyczaj obniża koszty „ukryte”, nawet jeśli stawka godzinowa jest nieco wyższa.

Dobry wybór to taki, który łączy jakość, wiarygodność i elastyczność – oraz dostarcza mierzalnych efektów w codziennym funkcjonowaniu biura.